Muhasebe entegrasyonunda amaç nedir?
Amaç sipariş, müşteri, ürün, vergi, ödeme ve belge bilgilerinin tekrar elle yazılmasını azaltmak ve kayıtların tutarlı kalmasını sağlamaktır. Entegrasyon muhasebe politikasını belirlemez; mali müşavir ve kullanılan sistemin kurallarıyla uyumlu veri aktarımı sağlar.
Önce ana veri kaynağını belirleyin
Ürün kodu, stok, satış fiyatı, müşteri ve cari bilgilerinin hangi sistemde asıl kayıt olduğu yazılı hâle getirilmelidir. İki sistemin aynı alanı birbirinden habersiz güncellemesi stok veya fiyat çakışmasına yol açabilir.
Eşlenecek temel alanlar
- Ürün/hizmet kodu, birim ve vergi oranı
- İndirim, kupon, kargo ve ek masraf satırları
- Müşteri unvanı, vergi/kimlik ve adres bilgileri
- Ödeme yöntemi, tahsilat durumu ve işlem referansı
- Fatura/e-belge türü, tarih, numara ve senaryo
- İptal, iade ve kısmi iade kayıtları
Kurulum adımları
- Mali süreç sorumlusu ve teknik sorumlu birlikte veri haritası çıkarır.
- Test ürünleriyle vergi, indirim, kargo ve yuvarlama sonuçları doğrulanır.
- Belgenin ne zaman oluşturulacağı belirlenir: ödeme, hazırlık veya sevk sonrası.
- Başarısız aktarım için tekrar deneme ve uyarı mekanizması kurulur.
- İptal/iade kaydının stok, belge ve tahsilata etkisi test edilir.
- Günlük mutabakat raporuyla atlanan veya yinelenen kayıtlar izlenir.
Sık yapılan hatalar
- Ürün kodlarını iki sistemde farklı kullanmak
- İndirim ve kargoyu yanlış vergi satırına aktarmak
- Başarısız belge üretimini sipariş ekibine bildirmemek
- İade belgesini yalnız mağazada güncelleyip mali kaydı atlamak
- Test ve canlı şirket bilgilerini karıştırmak
Canlıya geçmeden önce örnek belgeler mali müşavirinizle doğrulanmalıdır. Eticaret Center teknik entegrasyon desteği sağlar; mali ve vergisel kararların yetkili danışmanla değerlendirilmesi gerekir.